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簡単に「就活メール」を理解する記事!文面例があるから、迷わない!

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この記事は、就活生向けに企業へメールを送る方法や文面を紹介する記事となっています。

就活におけるメールは、

  • 説明会や面接の日程調整
  • 合否連絡
  • 業務内容の連絡

などあらゆるシーンで活用されます。

困った就活生

社会人を相手にするからマナーがわからない

困った就活生(女性)

普段LINEだから、件名や挨拶文とかどうすればわからない

など、メールに関して疑問や悩みがあるかと思います。

しかし、「基本・型」覚えてしまえば、誰でもできる簡単な事です!

なるべくわかりやすく、そして簡潔に書いていきます!

これを読み終わる頃には、メールの書き方が理解できて、実践すればいいだけのレベルまで上達できるますよ。

是非お付き合いください!

クリックできる目次

メールで気をつけるのはたった3つ!

では、早速「就活メール」で抑えておきたいポイントを3つ紹介します!

基本的には、この3つを抑えておけば、外れる事はありません。

注意する点1:相手が望んでいる答えを、返答する

メールは、相手が何を望んでいるかを考えて、返信します。

就活におけるメールを活用するシーンの多くは、企業からメールを受信して、それに返信するパターンだと思います。

  • 説明会、面接の日程調整
  • 書類を送ってください

など、質問に対し、きちんと回答するようにしましょう。

つまり、

・日程調整のメール→日程を明確にして返信する
・書類送付依頼のメール→依頼された書類を返信する

たったこれだけです。

担当者は何十人、何百人のメール対応をしています。だから無駄な事を書いても読まれません

相手が望んでいる内容を返答するように、心がけましょう!

注意する点2:即レスが基本です。

企業からメールをもらったら「即返信するように」しましょう。

■基本
・メールをもらった当日に返信
・当日中の返信が難しい場合→メール受信から24時間以内に返信

社会人になっても、この基本は変わらないので今のうちに慣れておきましょう。

(スマホの通知をONにするとか、気がつける環境を作りましょう)

注意する点3:最低限の敬語は使えるようにしよう

メールをやり取りする相手は社会人なので、最低限の敬語は使えるようにしましょう!

メールでの敬語については、いろいろググると出てくるので調べてみましょう。

「One careerやリクナビ」のページは見やすいので、参考にしてみてね。

ビジネスメールについては、このLiGという会社のページもわかりやすいので、参考にしてみてください。

あと1点だけポイントを。

メールはLINEではないので、宛名や挨拶文は必ず入れるようにしましょう。

そのあたりは次の項目で説明していきましょう。

就活生がメールを送る手順

この項目では、「メールの送り方」を解説していきます。

全部で5つの項目に分類できます。

この順番で解説していきます。

メールを送信する手順

  1. メールアドレスを取得する
  2. 件名を記入する
  3. 本文を記入する
  4. 締めの文を記入する
  5. 署名を記入する

手順1:就活用のメールアドレスを取得しよう

就活専用のメールアドレスがあると便利です。

なぜなら、

  • 就活用のメアドを見るだけで、就活に関するメールが確認できるから。
  • プライベートと就活を分ける事ができるから。

メールアドレスはGoogleの「Gmail」が便利です。

無料で取得でき、スマホでも随時確認ができるので、オススメです。

gmail作成ページ

手順2:企業から、メールをもらった際の件名は変更する?

企業からもらったメールに対する返信は、「件名は変更しないで大丈夫」です。

企業担当者は気にしていないからです。

また、勝手に変更して不備があると良くないので、そのまま返信しましょう。

こちらから相手に送る必要がある場合、件名は簡潔に書きましょう。

手順3:メール本文で気をつける事

本文で気をつけるのは2点だけ。

メール本文で気をつける事

  • 簡潔に書く
  • 適度な改行をして、見やすくする

本文での注意事項1:簡潔に書く。そのポイントは?

1点目のポイントは、「簡潔」に書くです。

人事担当者は多忙なので、用件は簡潔に書きましょう。

その際に、「結論」を先に書くと、伝わりやすいです。

例えば、「説明会の日程を変更したい場合」は、本文の冒頭に、「説明会の日程変更をお願いしたいと思います。」と書きます。
この後に、その理由を書けば、読む担当者は、「なるほど、わかりやすい」となります。

本文での注意事項2:適度に改行を入れましょう!

2点目は、適度に改行を入れて見やすくしましょう。

なぜなら、文字が多くてダラダラ書かれた文章は非常に読みづらいからです。

相手が見やすい文章はどのような文章かを考えて、メール本文を書いていきましょう!

手順4:メールで「締め」に書く言葉

メインの内容である「本文」を書いたら、最後に「締めの言葉」を書いて終了です。

難しく見えるかもしれませんが、簡単です。

なぜなら「締めの言葉」は、定型文だからです。

締めの言葉の例

  • 以上、よろしくお願い致します。
  • 引き続き、よろしくお願い致します。
  • 恐れ入りますが、よろしくお願い致します。
  • 今後ともよろしくお願い致します。

この4つから選べば大丈夫です

見てわかる通り、「よろしくお願い致します。」で終了するのが、一般的です。

手順5:メールの最後につける「署名の書き方」は?

署名を付ける目的は、相手が誰からのメールかわかる為です

署名に書くべき項目は、この4つです。

署名に書くべき項目

  • 名前
  • 大学名、学部・学科
  • 携帯番号
  • メールアドレス

この4つは必ず署名に入れましょう。

■署名の例
山田太郎 早稲田大学経営学部
000-0000-0000
aaa@gmail.com

コピペして、自分用にカスタマイズして使ってください。

就活時、メールに関する、よくある8つの質問

質問1:メールで質問するときのポイントは?

就職活動中に、企業へ質問をしたい場面は出てくると思います。

その際、企業へ質問してOKです。

なぜなら企業は、就活生がわからなくてトラブルより、メールでもいいから質問をもらって解決した状態の方がいいからです。

メールで質問する際のポイントは、

件名に用件を書いて、本文は質問した事を簡潔に書く事です。

文面例

件名:履歴書送付時の宛名について ■■大学 山田太郎

本文

株式会社●●

人事担当 ▲▲様

いつもお世話になっております。

■■大学山田太郎と申します。

本日は履歴書送付で伺いたい事があり、連絡させていただきました。

履歴書送付時の宛先は、「人事部宛」か、「人事部 ▲▲様宛」どちらでしょうか?

ご多忙かと思いますが、ご確認のほどよろしくお願い致します。

こんな感じに簡潔に書けば大丈夫です。

相手が失礼と思わないかとか、変に怖がらなくてもいいからね。

質問2:面接後に御礼メールはいつ送る?

面接をした企業に対しては、当日中に御礼メールを送りましょう。

送る目的は、時間を割いてくれた御礼と、志望の高さを伝える為です。

文面例

件名:【●●大学 山田太郎】本日の面接の御礼

本文:

●●株式会社

人事部 ▲▲様

お世話になっております。

●●大学 山田太郎と申します。

本日は面接のお時間いただき、誠にありがとうございました。

▲▲様のお話をうかがい、改めて貴社への志望動機が高まりました。

特に面接時▲▲様がおっしゃっていた「■■」という言葉が強く印象に残っております。

ご多忙かと存じますので、返信にはおよびません。

本日は誠にありがとうございました。

この文面を、あなた仕様へ変更して送れば大丈夫です。

繰り返しますが、面接した当日に送ることは忘れないように。(忘れた場合は、翌日午前中には必ず送りましょう)

質問3:企業へメールを送る時間は、何時がいい

基本的には9~18時以内に送るようにしましょう。

この9~18時は一般的な日本企業の就業時間です。

とはいえ、夜21時くらいまでは送付して大丈夫です。

逆に避けたほうがいいのが、真夜中の返信。夜中2・3時に送ると、「常識がない」と思われます。

どうしても夜中の作業になってしまう人は、メーラーの送信予約機能を使って、朝9時に到着するようにしましょう。

質問4:メールが届いてから返信する目安はある?

答えは、「見たらすぐ返信、24時間以内」です。

返信が遅くて良いことはありません。

「後で返信しよう!」と思っていても、忘れてしまうのが人間です。

これを防ぐには、読んだその場で返信するように習慣づけましょう!

質問5:メールで日程調整が届いた場合の注意点は?

採用担当者から、この日に来て下さいという「希望の日程」が届いていれば、なるべくその日程の中から選択しましょう。

その際に注意すべき点は、お互いの認識ミスをなくす為に、希望の日程の日時を「明記」する事です!

あえて、希望日程を明記する事で、日程を認識しミスを防ぐ事ができます。

仮に、日時をミスってしまった場合のリスクに比べたら、カワイイものですよ!

質問6:メールで日程変更するのは失礼?

採用担当者から「希望日時が届いたけど、その日ダメ」というケースもあります。

こんな場合もあると思います。

大前提は、採用担当者からもらった日程は変更しない方がいいと思います。

しかし、事情があって変更せざるを得ない場合は、その際は、変更してしまう事を謝罪し、希望の日程を3つ送りましょう。

日程変更のメール例

お世話になっております。

●●大学▲▲学部山田太郎です。

この度、面接の日程変更をしていただきたく、ご連絡差し上げました。

誠に勝手なお願いで申し訳ありませんが、以下の日程で変更は可能でしょうか?

■希望日時

・●月●日 終日

・●月●日 13時~18時

・●月●日 9時~15時

この日程が難しければ再度調整致しますので、何卒ご検討よろしくお願い致します。

ご多忙の折り、お手数おかけいたしますが、よろしくお願い致します。

これをコピペして活用してください。

質問7:メールの形式はテキスト?HTML?

メール形式は「テキスト」で送るようにしましょう。

なぜなら、会社によっては、「HTML」を禁止している会社があるからです。

テキストであれば、届かないことはないので、「テキスト」で送るようにしましょう。

質問8:絵文字、顔文字は使わない方がいい?

LINEの感覚で「絵文字・顔文字」を使う人がいるみたいですが、これは絶対ダメです。

使わない方がいいです。

というより使っちゃダメです。

最近の就活では、企業との連絡手段でLINEを使う企業もあるみたいですが、スタンプも同様に使用は厳禁です。

送るのは、文字だけにしましょう。

就活のメールは「型」を覚えれば、超簡単!

就職活動で連絡手段として活躍する「メール」について、『型』『文面例』『注意点』を中心に解説してきました。

メールは、型や文面例を覚えて(コピペ)、余計な事を書かずに、簡潔に書けば問題ありません。

ライスパ

読んでもらった通り、わかれば簡単な事ばかりだと思います。

また、一番重要なのは、冒頭に書いた通り、『相手が何をして欲しいか?を考え、それに回答する事』です。

このポイントだけ守れば、メールに関するお悩みは解決です。

何回か実践すればクリアできると思うので、実践して覚えちゃいましょう!

ライスパ

最後まで読んでいただきありがとうございました。
少しでも参考になれば嬉しいです。

では良い就活を!ライスパでした。

おまけ 参考にした記事

本記事を作成するにあたって参考にした4つの記事のリンクを貼っておきます。

メールに詳しくなりたい人は、是非クリックしてください。

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